После рассмотрения диссертационной работы по месту ее выполнения соискатель пишет прошение на имя председателя диссовета с просьбой о приёме диссертации на предварительное рассмотрение. В прошении указывается тема исследования, когда и под чьим руководством оно было выполнено, его объём, общее количество публикаций по теме исследования (в том числе в изданиях, рекомендованных ВАК). После получения визы председателя диссовета соискатель готовит и представляет ученому секретарю диссертационного совета университета не позже чем за 14 дней до заседания диссертационного совета по предварительному рассмотрению диссертации документы:
1. Заявление соискателя, написанное от руки - 1 экз.
2. Личный листок по учету кадров (анкета) с фотокарточкой, заверенный по месту работы (учёбы) соискателя - (2 экз.).
3. Нотариально заверенная копия
• для соискателя ученой степени кандидата наук – документа государственного образца о высшем профессиональном образовании (специалиста или магистра) (2 экз.);
• дополнительно для лиц, получивших образование за рубежом, включая граждан государств - участников СНГ, – копия документа об эквивалентности, выданного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (2 экз.);
• для соискателя ученой степени доктора наук – заверенная копия диплома кандидата наук (2 экз.);
• дополнительно для лиц, получивших ученую степень за рубежом, включая граждан государств - участников СНГ– копия документа об эквивалентности, выданного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (2 экз.)
4. Для соискателя ученой степени кандидата наук – удостоверение о сдаче трёх кандидатских экзаменов (Ф. 2.2) (1 экз. + его копия, заверенная в установленном порядке),
5. Для соискателя ученой степени кандидата наук, не имеющих базового образования, удостоверение о сдаче дополнительного экзамена (для соискателей) (1 экз. + его копия, заверенная в установленном порядке);
6. Диссертация в количестве семи экземпляров, необходимом для передачи в Российскую государственную библиотеку, Всероссийский научно-технический информационный центр (непереплетенный экземпляр), библиотеку университета, оппонентам и ведущей организации, в диссертационный совет. Все экземпляры диссертации подписываются соискателем на титульном листе.
7. Проект автореферата – (2 экз.: один экз. – на бумажном носителе (подписывается научным руководителем, председателем диссертационного совета и учёным секретарём диссовета), второй – на электронном). Объем автореферата по докторской диссертации не должен превышать двух авторских листов, по кандидатской диссертации одного авторского листа. Обложка и оборотная сторона обложки автореферата оформляется согласно форме, подписывается руководителем и соискателем на титульном листе.
8. Выписка об утверждении (и уточнении) темы диссертации – 1 экз. Тема кандидатской диссертации должна быть утверждена на заседании Ученого Совета университета.
9. Заключение организации, где выполнялась диссертация или к которой был прикреплен соискатель (2 экз.). Заключение оформляется в виде выписки из протокола базовой кафедры, проводившей заседание, утверждается руководителем организации и заверяется печатью организации.
10. В случае изменения фамилии, копия документа, свидетельствующего о причине изменения фамилии – 1 экз.
11. Отзыв научного руководителя – 1 экз.
12. Список трудов и публикаций соискателя – 1 экз.
13. Четыре маркированные почтовые карточки с указанием адреса соискателя (на двух карточках) и совета, где защищается диссертация (на двух карточках). На оборотной стороне карточки с адресом совета в верхнем углу указываются фамилия, имя, отчество соискателя и ученая степень, на которую он претендует.

Только наличие полного комплекта документов дает основание соискателю претендовать на рассмотрение диссертации на заседании диссертационного совета по вопросу принятия ее к защите!

В течение 10 дней производится экспертиза документов, представленных соискателем учёному секретарю, и на ближайшем заседании диссертационного совета ученый секретарь докладывает результаты предварительной экспертизы, на основании которых диссертационный совет принимает к рассмотрению диссертацию и утверждает состав комиссии из числа членов диссертационного совета – специалистов по профилю диссертации. Для рассмотрения докторской диссертации комиссия создаётся из трёх членов совета, для рассмотрения кандидаткой – из двух. Комиссия должна ознакомиться с диссертацией, авторефератом, трудами по теме диссертации, на основании чего представить заключение о ее соответствии специальностям, по которым открыт диссовет; о полноте изложения материалов диссертации в работах, опубликованных автором, а также предложения о назначении по рассматриваемой диссертации ведущей организации, официальных оппонентов, а в необходимых случаях - о введении в состав совета дополнительных членов. При необходимости к подготовке комиссией заключения могут быть привлечены работники организации, при которой создан диссертационный совет, являющиеся специалистами в соответствующей отрасли наук. В случае положительного решения диссертационного совета о приеме диссертации к защите указанная комиссия готовит проект заключения диссертационного совета по диссертации.

К заседанию диссертационного совета соискатель представляет ученому секретарю следующие документы:

1. Заключение комиссии по рассматриваемой диссертации. По результатам экспертизы комиссия дает рекомендации о принятии (не принятии) представленной диссертации к защите и совет открытым голосованием принимает (или не принимает) диссертацию к защите.
2. Сведения об официальных оппонентах и их письменное согласие - 1 экз. Оппонентами могут быть ученые, компетентные в данной отрасли наук, что подтверждается наличием соответствующих научных публикаций.
3. Согласие ведущей организации на проведение экспертизы диссертации - 1 экз. В качестве ведущей организации должна выступать организация, широко известная своими достижениями в соответствующей отрасли науки или экономики.
4. «Ложный лист автореферта» - 1 экз. «Ложный лист автореферта» подписывается научным руководителем, председателем диссертационного совета и ученым секретарём. Подписанный «Ложный лист автореферата» является основанием для публикации автореферата.
5. Проект списка рассылки авторефератов - 2 экз. (Приложение 6)
6. Справку о результатах проверки диссертации и автореферата на предмет исключения использования заимствованного материала без ссылки на автора и (или) источник заимствования.

Рассмотрев вышеперечисленные документы, диссертационный совет определяет дату защиты, утверждает ведущую организацию и официальных оппонентов, определяет дополнительный список рассылки автореферата и дает разрешение на печатание автореферата на правах рукописи.
Решение совета о приеме диссертаций к защите считается положительным, если за него в результате открытого голосования проголосовало простое большинство членов совета, участвовавших в заседании.
Диссертационный совет не принимает диссертационную работу к защите в тех случаях, когда основное содержание диссертации не соответствует специальностям и связанным с ними отраслям науки, по которым совету предоставлено право приема диссертаций к защите, а также при невыполнении требований Положения о присуждении ученых степеней о полноте публикаций основных результатов диссертационной работы. При этом соискателю в сроки, не превышающие два месяца вручается выписка из протокола заседания совета с мотивировкой отказа в приеме диссертации к защите и возвращаются все представленные им в совет материалы. Отрицательные отзывы и заключения по диссертации не являются препятствием для приема советом диссертации к защите.
Не допускается перенос даты и времени защиты на более ранние сроки, чем указанные в автореферате. В том случае, когда по объективным причинам заседание диссертационного совета в назначенный день не может состояться, совет имеет право назначить более позднюю дату защиты диссертации, известив об этом ВАК.

Этап подготовки соискателем диссертации к защите можно разделить на две части:
I. Организационно-технические мероприятия.
II. Работа по подготовке: выступления на заседании совета по защите; ответов на замечания и пожелания, содержащиеся в отзывах официальных оппонентов, ведущей организации и отзывах на автореферат.

Организационно-технические мероприятия.

Автореферат

Автореферат публикуется в количестве, определённом диссоветом, но не менее 100 экз. Список рассылки утверждается решением диссертационного совета.
Автореферат кандидатской диссертации должен быть разослан по адресам обязательной рассылки не менее чем за 31 день до даты предполагаемой защиты (в феврале автореферат должен быть разослан не менее чем за 31 день до защиты), а автореферат докторской диссертации – не менее чем за три месяца до даты защиты.
Список обязательной рассылки должен быть распечатан в 2 экз. В правом нижнем углу каждой страницы обязательно проставляется штамп почтового отделения, с которого осуществлена рассылка, с указанием даты рассылки.
Электронный вариант автореферата кандидатской диссертации должен быть опубликован на сайте университета не менее чем за1 месяц до даты предполагаемой защиты. Автореферат докторской диссертации публикуется на официальном сайте ВАК и на сайте университета не менее чем за 3 месяца до даты предполагаемой защиты.
Факт своевременной рассылки и публикации автореферата в сети Internet является обязательным условием допуска диссертации к защите.

После принятия решения диссертационного совета о назначении срока защиты диссертации соискатель должен:

• Сдать диссертацию (1 экз. + электронный вариант) и автореферат (2 экз. + электронный вариант) в библиотеку Университета в те же сроки, что осуществляется рассылка автореферата, и получить об этом соответствующую справку.
• Направить диссертацию с приложением автореферата и соответствующего сопроводительного письма, подготовленного учёным секретарем диссертационного совета, официальным оппонентам и в ведущую организацию в течение 2-3 дней после заседания совета по предварительному Рассмотрению
• За 15 дней до защиты представить ученому секретарю диссертационного совета документы и вместе с ним сформировать аттестационное дело (отзывы на автореферат могут поступать до даты защиты включительно).
• За 10 дней до защиты проверить правильность оформления подготовленных материалов у ученого секретаря диссертационного совета.


За 15 дней до защиты соискатель обязан представить в диссертационный совет и зарегистрировать у ученого секретаря следующие документы:
• Справку из библиотеки Университета о сдаче диссертации и автореферата- 1 экз.
• Опубликованный автореферат - 35 экз.
• Список адресатов рассылки авторефератов с печатями почтового отделения (за 31 день до защиты) – 1 экз.
• Заверенные надлежащим образом отзывы официальных оппонентов – по 2 экз.
• Заверенный надлежащим образом отзыв ведущей организации – 2 экз.
• Заверенные надлежащим образом отзывы, поступившие на диссертацию и автореферат – 1 экз.
• Справки о внедрении (при наличии) результатов диссертационного исследования – 2 экз.


Работа по подготовке: выступления на заседании совета по защите; ответов на замечания и пожелания, содержащиеся в отзывах официальных оппонентов, ведущей организации и отзывах на автореферат

За неделю до дня защиты соискатель должен завершить:

• работу над выступлением по результатам диссертационного исследования (в выступлении отразить новые теоретические и прикладные положения, которые разработаны лично автором диссертации; при необходимости сделать ссылки на текст автореферата и диссертации, дополнительно подготовленные к заседанию совета таблицы и графики; доклад не должен структурно отражать содержание автореферата, основной акцент в нем надо сделать на сущности научной новизны работы и ее практической значимости; согласно регламенту заседания диссертационного совета на доклад отводится, как правило, до 20 минут для соискателей ученой степени кандидата наук и до 30-40 минут для соискателя учёной степени доктора наук);
• подготовку необходимых наглядных пособий и материалов (слайды, кино - и видеоролики, материалы на электронных носителях);
• подготовку ответов на замечания, содержащиеся в отзывах официальных оппонентов, ведущей организации и отзывах на автореферат диссертации (ответы должны быть четкими, аргументированными и лаконичными; возможны ссылки на текст автореферата или диссертации);
• внимательный просмотр всего текста диссертации и автореферата (следует сделать необходимые закладки и пометки, особое внимание обратить на графики и таблицы, в которых сконцентрированы наиболее значимые результаты исследования).

• Председатель совета объявляет повестку заседания.
• Ученый секретарь оглашает материалы личного дела соискателя и их соответствие «Положению…».
• Соискатель излагает основные положения диссертации.
• Вопросы к соискателю по теме диссертации, на которые он сразу дает ответ.
• Выступление научного руководителя.
• Ученый секретарь совета оглашает: заключение кафедры, где выполнялась работа; отзыв ведущей организации (зачитывается полностью); обзор отзывов, поступивших на автореферат и диссертацию.
• Соискателю предоставляется слово для ответа на замечания, содержащиеся в отзыве ведущей организации и отзывах, поступивших на автореферат
• Выступление официальных оппонентов.
• Ответы соискателя на замечания, содержащиеся в отзывах официальных оппонентов.
• Дискуссия.
• Заключительное слово соискателя.
• Тайное голосование по вопросу о присуждении ученой степени кандидата наук.
• Утверждение протокола счетной комиссии.
• Поздравление соискателя при положительном решении совета.
• Обсуждение проекта заключения совета по пунктам и принятие его в окончательной редакции.

)

В 30-дневный срок после защиты ученый секретарь совместно с соискателем:
• направляет во Всероссийский научно-технический информационный Центр (ВНТИЦ) несброшюрованную диссертацию, два экземпляра информационной карты диссертации и сопроводительное письмо, подписанное председателем диссертационного совета;
• направляет в Российскую Государственную библиотеку первый сброшюрованныйэкземпляр диссертации, автореферат, информационную карту диссертаций, регистрационно-учетную карточку диссертации и сопроводительное письмо, подписанное председателем диссертационного совета;
• направляет в ВАК аттестационные материалы по присуждению ученой степени;
• формирует аттестационное дело соискателя, которое остается в диссертационном совете.

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, входящих в первый экземпляр аттестационного дела по присуждению ученой степени, направляемого в ВАК при Министерстве образования и науки

1. Сопроводительное письмо на бланке организации, при которой создан диссертационный совет, подписанное председателем диссертационного совета, с указанием даты отправки во ВНТИЦ обязательного экземпляра диссертации с одним экземпляром автореферата и двумя экземплярами информационной карты диссертации. В сопроводительном письме к аттестационному делу по присуждению ученой степени кандидата наук указывается также дата отправки первого экземпляра диссертации с одним экземпляром автореферата и информационной картой диссертации в Российскую государственную библиотеку.
Для докторской диссертации в письме указывается номер Бюллетеня Высшей аттестационной комиссии Министерства образования и науки Российской Федерации, в котором размещено объявление о защите.
2. Справка о присуждении ученой степени доктора наук или о выдаче диплома кандидата наук (2 экз.).
3. Заключение организации, где выполнялась диссертация или к которой был прикреплен соискатель (1 экз.).
4. Нотариально заверенная копия документа государственного образца о высшем профессиональном образовании - для соискателя ученой степени кандидата наук (для лиц, получивших образование за рубежом, включая граждан государств - участников СНГ, - дополнительно копия документа об эквивалентности, выданного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти) (1 экз.); заверенная копия диплома кандидата наук - для соискателя ученой степени доктора наук (для лиц, получивших ученую степень за рубежом, включая граждан государств - участников СНГ, - дополнительно копия документа об эквивалентности, выданного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти) (1 экз.).
5. Удостоверение о сдаче кандидатских экзаменов (1 экз.), удостоверение о сдаче дополнительного экзамена (для соискателей, не имеющих базового образования) (1 экз.) - для соискателя ученой степени кандидата наук.
6. Личный листок по учету кадров (анкета) с фотокарточкой, заверенный в установленном порядке (1 экз.).
7. Автореферат диссертации (4 экз. для кандидатской и 5 экз. для докторской).
8. Стенограмма заседания диссертационного совета (первый экземпляр), в которой приводятся (или прилагаются) отзывы официальных оппонентов и ведущей организации (1 экз.), подписанная председателем и ученым секретарем диссертационного совета и заверенная печатью организации, при которой создан диссертационный совет.
9. Регистрационно-учетная карточка (2 экз.).
10. Текст объявления о защите диссертации с указанием даты размещения на официальном сайте организации, при которой создан диссертационный совет, в сети Интернет, и автореферата диссертации - для кандидатской диссертации; текст объявления о защите диссертации с указанием номера Бюллетеня Высшей аттестационной комиссии Министерства образования и науки Российской Федерации, в котором он был опубликован, и даты размещения на официальном сайте Высшей аттестационной комиссии в сети Интернет - для докторской диссертации.
9. Опись документов, имеющихся в деле (1 экз.).

Все указанные документы помещаются в скоросшиватель. На внутреннюю сторону скоросшивателя наклеивается конверт, в который с двумя экземплярами информационной карты диссертации (для докторской диссертации) и регистрационно-учетными карточками диссертации вкладываются четыре почтовые карточки с марками с указанием адресов соискателя (на двух карточках) и диссертационного совета (на двух карточках). На оборотной стороне карточки с адресом совета указываются фамилия, имя, отчество соискателя, а также ученая степень, на которую он претендует.

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, входящих во второй экземпляр аттестационного дела по присуждению ученой степени, оставляемый в диссовета
1. Лист описи документов. 1 экземпляр. Считается как один лист.
2. Справка о выдаче диплома кандидата наук. 1 экземпляра. Количество листов считается как число листов в справке.
3. Протокол заседания счетной комиссии (при тайном голосовании). 1 экземпляр. Считается как 1 лист.
4. Личный листок по учету кадров. 1 экземпляр. Считается как 3 листа.
5. Заверенная копия диплома о высшем образовании. 1 экземпляр. Считается как 1 лист.
6. Удостоверение о сдачи экзаменов кандидатского минимума. 1 экземпляр. Считается как 1 лист.
7. Автореферат диссертации. 1 экземпляр. Экземпляр автореферата считается как 1 лист (в скоросшивателе для диссовета последний лист автореферата сгибается специальным образом, прокалывается и прикрепляется вместе с остальными документами).
8. Отзывы официальных оппонентов, ведущей организации и научного руководителя по одному экземпляру. Количество листов считается как сумма листов во всех отзывах.
9. Заключение организации, в которой выполнялась диссертация. 1 экземпляр. Количество листов считается как число листов в заключении.
10. Отзывы, поступившие на диссертацию и автореферат. Все отзывы на автореферат, поступившие от разных организаций. Количество листов считает как сумма числа листов во всех отзывах на автореферат.
11. Стенограмма заседания диссертационного совета. 1 экземпляр. Вместе с ней же прилагается доклад соискателя. Количество листов считается как сумма листов в стенограмме и докладе соискателя.
12. Явочный лист членов совета. 1 экземпляр. Считается как 1 лист.
13. Список адресатов, которым направлен автореферат (список рассылки автореферата). 1 экземпляр. Обычно, не более 3 листов.
14. Заявление соискателя о приеме диссертации к защите. 1 экземпляр. Считается как 1 лист.
15. Выписка из заседания диссертационного совета об утверждении оппонентов и ведущей организации. 1 экземпляр. Считается как 1 лист.
Дополнительно сверху прикрепляются (но в опись не входят):
16. Сопроводительное письмо, отданное соискателю в РГБ.
17. Экземпляр ИКД, отданный соискателю во ВНТИЦ.
18. Запечатанный и подписанный ученым секретарем диссертационного совета конверт с бюллетенями для голосования. Конверт прокалывается таким образом, чтобы не повредить сами бюллетени.

Диплом кандидата наук оформляется в Высшей аттестационной комиссии, подписываются председателем и ученым секретарем диссертационного совета, где проходила защита диссертации, и заверяется печатью организации, в которой создан диссертационный совет.
Дипломы выдаются Высшей аттестационной комиссией уполномоченным представителям регионов, диссертационных советов по доверенности за подписью директора (ректора) или его заместителя по научной работе (проректора), заверенной печатью.
Учёный секретарь сообщает соискателю о дате вручения диплома. Диплом выдается соискателю по ведомости под расписку.
Дипломы, не выданные в течение трех лет, возвращаются в Высшую аттестационную комиссию с указанием причин невручения их соискателям
Лица, которым присуждена ученая степень, в случае утраты диплома, выданного Высшей аттестационной комиссией, обращаются с письменным заявлением к руководителю организации по месту защиты диссертации о выдаче дубликата диплома с указанием причин утраты
На основании представленных документов и проверки архивных материалов о присуждении ученой степени руководитель организации принимает решение о ходатайстве перед Высшей аттестационной комиссией о выдаче дубликата диплома. Указанное ходатайство вместе с заявлением высылается в Высшую аттестационную комиссию. К ходатайству прикладываются две почтовые карточки с марками с указанием адресов лица, утратившего диплом, и организации.